Lettera commerciale: come scriverne una efficace
Se qualcuno si stesse chiedendo se ha ancora senso scrivere e inviare lettere commerciali nel 2026, la risposta è: sì. È vero infatti che la tendenza in azienda è a digitalizzare e smaterializzare quante più operazioni quotidiane possibile, ma è vero anche che le comunicazioni cartacee continuano a essere un potente mezzo per entrare in connessione con clienti, fornitori, stakeholder, decisori. Quello che vale davvero la pena chiedersi oggi è insomma come si scrive una lettera commerciale efficace.
A che serve e com’è fatta una lettera commerciale
L’abitudine a inviare per posta preventivi, fatture, conferme degli ordini o richieste di chiarimenti sugli stessi ha fatto sì che si sedimentasse nel tempo un modello di lettera commerciale standard, utilizzato dalla maggior parte delle aziende per semplificare le comunicazioni con clienti, fornitori, eccetera.
La suddivisione in blocchi aiuta, in questo senso, a rendere più semplici da leggere e da impostare le lettere commerciali. Partendo dall’alto si trova l’intestazione della lettera commerciale contenente in genere il logo dell’azienda che invia la comunicazione e altre informazioni che la riguardano come indirizzi, recapiti telefonici ed e-mail, numero di partiva iva e di eventuale iscrizione a Registro delle Imprese e Camera di Commercio, capitale sociale nel caso si tratti di società di capitali, eccetera. Una versione sintetica di queste informazioni è consigliabile che siano riportate già sulla busta in cui viene spedita la lettera commerciale, in modo da facilitare al destinatario il compito di indovinare chi gli sta scrivendo e perché: se in azienda si spedisce ogni giorno un gran numero di lettere commerciali si può fare rifornimento di buste intestate online, presso siti come Bitprint che ne stampano di personalizzate con prezzi all’ingrosso.
Altra informazione che nel modello classico di lettera commerciale si dovrebbe trovare sia fuori, sulla busta intestata, e sia all’interno sono i dati del destinatario: nome e cognome, ragione sociale, indirizzo completo.
La data e il luogo e l’oggetto, tornando ai blocchi di cui è fatta classicamente una lettera commerciale, hanno il compito di contestualizzare nel primo caso e riassumere nel secondo le informazioni che contiene.
Immediatamente dopo viene il corpo della lettera che è, com’è semplice intuire, la sua parte più importante: contiene infatti il messaggio che l’azienda che ha inviato la lettera intende recapitare al destinatario.
Cosa rende una lettera commerciale più efficace
È soprattutto su com’è scritto il suo contenuto che conviene concentrarsi per rendere la lettera commerciale più efficace. Da un lato l’uso di un linguaggio professionale e di termini tecnici può rendere più immediata la comunicazione, soprattutto con fornitori e altri partner B2B. Dall’altro va considerato che semplicità e brevità del messaggio sono aspetti molto apprezzati davanti alla sovrabbondanza di informazioni che aziende e privati si trovano a dover gestire oggi. Essere concisi aiuta, per altro, a mantenere il focus sulle informazioni principali da veicolare con la lettera commerciale. I toni dovrebbero essere sempre cordiali e formali, ma senza eccedere con formule retoriche o di cortesia che possono risultare di distrazione. All’inizio della lettera rivolgere un saluto personalizzato al destinatario può aiutare a ottenerne l’attenzione e a ben predisporlo verso il contenuto. Se non se ne conosce il nome o il destinatario è un’azienda o un ente pubblico per esempio, può essere utile indirizzarla almeno all’attenzione di chi si occupa delle operazioni in questione. Chiudono una lettera commerciale ben fatta una formula di saluto finale, la propria firma ed eventuali indicazioni su come replicare o eventuali altri step da compiere dopo aver ricevuto la lettera.
