Oltre l’Internet delle Cose: quando la trasformazione dell’industria passa dalla gestione documentale

Quando si parla di trasformazione digitale dell’industria contemporanea il pensiero va quasi automaticamente all’Internet delle Cose (IoT), e dunque all’automazione e a macchinari sempre più smart e interconnessi.

Eppure, l’innovazione non interessa soltanto l’evoluzione degli impianti produttivi: a cambiare deve essere il modo con cui vengono organizzati dati, informazioni e documenti all’interno dell’impresa.

La digitalizzazione industria manifatturiera passa perciò anche dall’ottimizzazione dei flussi documentali, a fronte dell’adozione di soluzioni di ultima generazione come quelle di Kyocera Document Solutions, pensate per favorire una gestione più efficiente delle informazioni e accompagnare l’evoluzione dei processi aziendali.

Un approccio che riguarda l’organizzazione a livello complessivo, dimostrando come la componente documentale appaia tutt’altro che secondaria nell’Industria 4.0.

Non solo macchine connesse: anche i documenti entrano nell’Industria 4.0

Secondo quanto riportato sul portale Agenda Digitale, oggi siamo di fronte a una logica di “IoT dei documenti”. Di cosa si tratta? Le informazioni provengono da fonti differenti e, una volta acquisite tramite i sensori, vengono classificate attraverso metadati per poi essere integrate nei processi aziendali.

Siamo dunque di fronte al superamento di una gestione frammentata delle informazioni, in cui i documenti appaiono disponibili e utilizzabili dove e quando servono.

Un vero e proprio cambio di passo culturale, soprattutto in un contesto manifatturiero dove reparti e attività risultano sempre più interconnessi. La digitalizzazione documentale diventa così parte dello stesso percorso che ha portato macchine e sistemi a comunicare tra loro, confermandosi un’evoluzione ulteriore dell’Industria 4.0.

Dove interviene la gestione documentale?

Nell’industria manifatturiera i documenti accompagnano le diverse fasi dell’attività aziendale, andando ben oltre gli uffici amministrativi.

Digitalizzarne la gestione significa quindi intervenire su processi differenti, rendendo più semplice la circolazione, la condivisione e il reperimento delle informazioni.

Ecco una panoramica degli ambiti maggiormente interessati:

• ordini e documentazione: dalla ricezione alla gestione dei documenti correlati;
• logistica e consegne: la gestione passa dalla digitalizzazione dei documenti di trasporto (DDT) e dei relativi flussi di lavoro;
• processi doganali: qui la corretta gestione della documentazione assume un ruolo essenziale;
• archiviazione e conservazione: l’intento è organizzare in maniera ottimale le informazioni e renderle più facilmente disponibili nel tempo.

La gestione documentale risulta così un elemento trasversale ai processi, capace di mettere in relazione attività produttive, logistiche e amministrative all’interno di un ecosistema sempre più digitale.

Una sfida tecnologica e culturale

Cambiare la gestione dei documenti significa, oltre che adottare strumenti di ultima generazione, modificare abitudini consolidate. Ciò si traduce, nel concreto, nella sostituzione di alcuni passaggi manuali, nello stabilire modalità condivise per archiviare e classificare i file, nel definire chi può accedere alle informazioni e nel formare il personale.

La componente culturale diventa quindi importante quanto quella tecnologica. È perciò essenziale investire nella formazione dei collaboratori, che devono conoscere le nuove procedure e comprenderne il funzionamento, coadiuvando attivamente l’azienda in un cambiamento spesso sottovalutato, ma non per questo meno urgente.

Ed è anche per questo che la trasformazione dell’industria richiede di far evolvere insieme strumenti, competenze e modalità di lavoro.